Обязательно пишите письма своим Заказчикам!

«Бюрократия это яд! В маленьком объеме этот яд лечит и спасает. В большом – наносит серьезный вред или убивает!»

 

В своей январской статье я описывал случай, когда бюрократия нанесла вред делу. А в этой статье, напротив, я хочу написать о том, как бюрократия стала лекарством и спасла дело.

 

В 2016 году, я, будучи ещё сотрудником компании ООО «РостПроект», работал над одним очень крупным и трудоёмким заказом — мне необходимо было, за два месяц составить 210 смет.

 

Задача, конечно, не простая, но вполне реальная. Тем более, что за моими плечами на тот момент уже имелся опыт в составлении 1362 смет за три недели. Об этом подробнее Вы можете прочесть здесь >>>

 

В общем, я собрал команду из трех человек, и мы принялись осмечивать 210 объектов…

 

Не прошло и двух недель, как вдруг Заказчик попросил нас ускориться. Он объяснил это тем, что у него через 13 дней, по этим объектам, будет проходить совещание с руководством холдинга.

 

На тот момент нами было уже составлено 56 смет. Если бы мы имели в запасе еще 6 (шесть) недель, то мы бы, наверное, успели бы, но теперь, нам необходимо было составить 154 сметы за 13 дней (примерно 11-12 смет в день). Вот Вам и новый сюжет для фильма «Миссия не выполнима 7 или 8»

 

Кстати, незадолго до звонка Заказчика, выяснилось, что у половины объектов отсутствовали ведомости объемов работ. А это в свою очередь еще больше усугубляло положение дел!

 

Я переговорил с коллегами, и мы решили отказаться от данного заказа.

Я позвонил Заказчику и озвучил ему своё решение.

 

Заказчик тут же начал уговаривать меня этого не делать. Он пообещал увеличить сумму контракта вдвое, а так же завалить меня дополнительными объемами в будущем…

 

В ответ я ему сказал, что дело, не в деньгах, а в репутации. За такой короткий промежуток времени моя команда не сможет выдать качественные сметы, а позориться никакого желания у меня нету.

 

Тогда Заказчик попросил сделать сметы укрупненно или еще, как - нибудь, но лишь бы мы только успели к совещанию.

 

Я взял тайм-аут. Посовещавшись еще раз с командой и с руководителем РостПроект было решено все-таки помочь Заказчику. Правда, перед продолжением работы я по совету директора «РостПроект» написал Заказчику письмо, где предупредил его о том, что у нас недостаточно времени и информации для качественных расчетов и поэтому мы выдадим ему ориентировочные расчеты.

 Было жарко, но всё получилось. Сметы были сданы в установленный Заказчиком срок.

 

Прошло несколько месяцев, прежде чем я получил обратную связь по этим сметам. К сожалению, связь эта была сугубо отрицательной.

 

Мне было сказано, что половина смет, сделана ориентировочно, а в «ТЗ» было написано, что необходимо составить точный расчет.

 

Также было сказано, что большая часть объемов непонятно откуда взята. А ведь нам предоставлялись проекты и ведомости.

 

И еще стали угрожать судебными делами, если я и моя команда откажется все переделывать.

Услышав всё это, я был шокирован. Но, где-то через час, меня вообще добили.

 

Позвонили какие-то менеджеры из этой компании и сказали, что они не хотят больше с нами иметь дел и что нам лучше бы вернуть деньги, полученные за это контракт.

Вот такие дела!

 

Обдумав услышанное, я решил позвонить руководителю это компании (Заказчику) и напомнить ему про то, как всё было. Но, как оказалось, он уже месяц трудится на благо другой компании…

 

Мне всё сразу стало ясно. Видимо пришел новый руководитель, начал разгребать последние документы, наткнулся на наши сметы, и, не вдаваясь в подробности, начал рубить саблей, как говорится, от плеча до задницы. И вот тут я вспомнил о так своевременно написанном по совету директора «РостПроекта» Антона Ивановича Изместьева письме Заказчику.

 

На следующий же день я уже сидел в кабинете этого нового руководителя с тем самым официальным письмом в руках…

 

В итоге, деньги мне возвращать не пришлось. Более того, у меня получилось заключить новый контракт на корректировку сметной документации по этим 210 объектам. Но это, как говорится, уже другая история.

 

Так что, благодаря применённому вовремя и к месту бюрократическому подходу мне удалось избежать и потери лица, и потери кругленькой суммы денег.

 

Вот Вам и подтверждение тому, что бюрократия в маленьком объеме является спасением.

 

Выше я Вам описал ситуацию, которая закончилась благополучно. Но вот теперь я бы хотел коротко написать о ситуации, которая закончилась не совсем хорошо.

 

Точнее сказать, эта ситуация еще пока не закончилась. Идет судебный процесс…

 

Итак, мой Заказчик - Игорь Санников, директор «СТРОЙИНЖИНИРИНГ», взял на подряд работу по устройству гидроизоляции кровли…

 

Объект, как и сам Заказчик, Игорю был знаком, так как он ранее уже выполнял на этом объекте гидроизоляцию фундамента.

 

Игорь приступил к работе.

 

В процессе работы он несколько раз, изменял виды и объемы работ (из-за ошибок в смете или новых пожеланий Заказчика). Кстати, смета была составлена сметчиком Заказчика.

 

Где-то в середине работ, погода ухудшилась:  начались дожди, а потом и морозы. Согласно технологии производства работ,  Игорь приостановил свою деятельность.

 

С самого начала работ я рекомендовал Игорю писать официальные письма Заказчику с предупреждением о том, что, по объективным причинам, объемы работ в смете и виды работ меняются.

 

А после того, как работа остановились, я вообще предлагал ему чуть ли не каждый день писать, что согласно тем же объективным причинам работы на объекте не ведутся.

 

Но, к сожалению, Игорь меня не послушал и этого не сделал. Он аргументировал это тем, что Заказчик — его давний знакомый, и что раньше всё было хорошо.

 

В итоге, когда Игорь принес финальные КС-2 и КС-3, ему припомнили всё!

 

И срыв сроков, и непонятные объёмы, и т.д., и т.п. .

 

Когда Игорь попытался напомнить, что он с ними всё согласовывал и заранее всех предупреждал, ему сказали:

 

- «Не было такого!»

 

Так, что мои дорогие читатели, товарищи, коллеги, не ленитесь вести хотя бы самое элементарное делопроизводство и обязательно пишите письма своим Заказчика.

 

- РостПроект

 

 - Хотите, верьте, хотите, нет, но 1362 сметы было составлено мною и моими людьми меньше чем за три недели.

 

- Как я обосновывал договорной коэффициент в сметном расчете. (Он же понижающий, он же тендерный коэффициент)

 

Please reload

Моё предложение для владельцев и директоров вновь созданных...

Раньше я был Вашим инженером-сметчиком, теперь я Ваш сметно...

Представьте, что у Вас есть инженер-сметчик, который не тол...

1/1
Please reload

ПОДПИШИТЕСЬ НА МОЙ БЛОГ !
Раз в месяц я буду высылать Вам свежую статью